Hogyan osszuk be hatékonyan a munkaidőnket

A munkaidő beosztása szinte mindenkinek kihívást okoz. Sokszor egy alaposan átgondolt teendő lista ellenére is megcsúszunk a feladatainkkal és azzal szembesülünk, hogy a hét vagy hónap végére még mindig vannak befejezetlen teendőink. Ez nem csak túlórázást, hanem extra stresszt is okoz hosszabb távon.

  • Megfigyelés

Próbáld pontosan feljegyezni, hogy egy nap folyamán mikkel foglalkozol majd a nap végén nézd át ezt a listát. Egy ilyen ellenőrzés alkalmával kiderülhet, hogy mi az vagy azok a tevékenység, amik leginkább elveszik az idődet ilyenkor érdemes átgondolni, hogy lehet e valamit mellőzni vagy esetleg gyorsabb munkafolyamattal elvégezni. Így sokkal egyszerűbb lesz a fő feladatokra koncentrálnod és melyek a mindennapos munkafolyamatok, amiket automatizálni tudsz.

  • Fontossági sorrendEgy elegánsan öltözött alak egy jegyzetfüzetbe ír az asztalnál ülve.

A mindennapi feladatok ütemezése kihagyhatatlan, hogy fontossági sorrendbe is rendezzük teendőink. Válassz mondjuk 2-3 legfontosabb feladatot ezeket intézd el először. Gyakran abba a hibába eshetünk, hogy az aznap reggel beérkezett E-mailjeinkkel kezdjük a napot és a sürgősebb feladatokat részesítjük előnyben így sokkal könnyebben eltudunk csúszni a többi projektünkkel pedig a fontos nagyobb volumenű projekteket érdemes a lehető leghamarabb elvégezni. Majd természetesen a sürgősségiek közül is van értelemszerűen sürgősebb és kevésbe fontos is ezeket is hasonlóan érdemes kategorizálni.

  • Kategorizálás

Sokkal hatékonyabban tudod végezni a munkád amennyiben a hasonló feladataidat egy rendszerben egyszerre oldod meg végzed el, állíts fel magadnak időkorlátokat, hogy például egy specifikus feladatkörre mennyi időt szánsz addig ne kezdj más típusú feladatba amíg ezeket le nem tudod. Érdemes E-mailjeink kezelését is hasonlóan beosztani mert ha folyamatosan ellenőrzöd azokat nagy eséllyel több idő megy el rá, mint érdembeli munkára.

  • Pihenő idő beiktatása

Az ilyen feladatblokkok elvégzése után nyugodtan iktass be egy- egy szünetet ezzel is elősegítve, hogy egy adott témakörből áttudj állni a következőre, illetve a rövid pihenők érezhetően javítják a hatékonyságodat is.

  • Legyen rend és rendezettség körülöttedLaptop egy naptárral a kijelzőn.

 Az íróasztalodon lévő rendetlenség nemcsak esélyt ad arra, hogy elkeveredjenek bizonyos dokumentumok, de borzasztó frusztráló is lehet igyekezz mindig rendet tartani és minél kevesebb munkával kapcsolatos dokumentumot széthagyva dolgozni, amennyiben munkádhoz elengedhetetlen, hogy többféle iratot és eszközt használj így próbáld a lehető legrendezetteb módon tartani az asztalodat, nem utolsó sorban több kedved is lesz az asztalodnál ülni. Ezt mappák dossziék vagy akár külön fiókokra bontással is elérheted. A számítógépen belül pedig mindenképpen mapparendszerekbe legyenek rendezve a fájlok kategorikusan, illetve E-mailjeidet is rendszeresen válogasd! Töröld a gépen lévő korábbi verziókat és felesleges hírlevelektől is szabadulj meg.

  • Azokat a dolgokat próbáljuk meg eltávolítani a környezetünkből, amik elvonhatják a figyelmünk

 Értelem szerűen, ha többnyire rendezted és összeszedted az aznapi teendőid valamint az asztalodat is rendben tartod, még mindig lehetnek befolyásoló zavaró tényezők, amik nem ritkán mennek a munkád rovására ilyen például a közösségi média az internetezés mobiltelefonos értesítések. Nagyon fontos, hogy minimalizáld ezen tényezők megjelenését, ha nem is lehet teljesen, de legalább a nem szükséges tényezőket megszüntetheted. A telefonod értesítéseit némítsd le próbálj meditációs nyugtató zenét hallgatni a böngészőablakokat zárd be felesleges értesítések ne vehessék el a figyelmed, próbálj először kisebb lépésekkel 1-2 legzavaróbb tényező kizárásával majd, ha ezek sikeresek voltak egyre több ilyet leszel képes megszüntetni és eredményes gyors hatékony munkát végezni!